Die Texte der Rechnungen und Mahnungen sind entscheidend für eine professionelle Kommunikation mit Ihren Mitgliedern. Plugin.ch ermöglicht es Ihnen, die Inhalte Ihrer Dokumente vollständig anzupassen — ob Papier- oder elektronische Rechnungen oder Zahlungsmahnungen. Erfahren Sie, wie Sie diese Elemente für jeden Kurstyp konfigurieren.

Navigieren Sie zunächst zum Einstellungsbereich Ihres Rechnungssystems. Wählen Sie im Hauptmenü PARAMETER, dann RECHNUNGSSTELLUNG VERWALTEN. In diesem zentralen Bereich können Sie alle Aspekte Ihrer Finanzdokumente konfigurieren.

Rufen Sie die Rechnungseinstellungen über das Hauptmenü auf

Sobald Sie sich in der Rechnungsverwaltung befinden, sehen Sie mehrere Bereiche für Textvorlagen. Jeder Bereich entspricht einem Dokumenttyp: Papierrechnungen, E-Mail-Rechnungen, Papiermahnungen und E-Mail-Mahnungen. Blättern Sie auf der Seite, um alle verfügbaren Optionen zu sehen und die Bereiche zu identifizieren, die Sie anpassen möchten.

Verwaltungsoberfläche für Textvorlagen der Rechnungen

Im Bereich der Papierrechnungen können Sie den Inhalt festlegen, der auf Ihren gedruckten Dokumenten erscheint. Sie können individuelle Absätze hinzufügen, die die Anmeldegebühren, Kurstarife, Zahlungsmodalitäten oder andere relevante Informationen für Ihre Mitglieder erläutern. Diese Texte sollten klar, professionell und auf Ihre pädagogische Struktur abgestimmt sein.

Beispiel einer Papierrechnungsvorlage für Tenniskurse

Fortsetzung der Rechnungsvorlage mit den Details zu den Zahlungsbedingungen

Für eine vollständige und professionelle Verwaltung müssen Sie Texte für vier verschiedene Kategorien erstellen:

• Papierrechnungen — Für den Druck sowie die persönliche Übergabe oder den Postversand bestimmt
• Rechnungen per E-Mail — Elektronisch versendet, mit einem etwas einfacheren Ton und Links zur Zahlung
• Mahnungen auf Papier — Gedruckte Mahndokumente für ausstehende Zahlungen
• Mahnungen per E-Mail — Dezente, aber überzeugende digitale Nachrichten zur Zahlungserinnerung

Jeder Dokumenttyp muss an sein Medium und seinen Kontext angepasst werden. E-Mails sollten beispielsweise prägnant und handlungsorientiert sein, während Papierdokumente ausführlicher sein können.

Tipp: Passen Sie Ihre Texte an jeden Kurstyp an. Mini-Tennis-Kurse können beispielsweise einen spielerischeren Ton haben, Schultenniskurse einen strukturierteren Ansatz und Wettkampfkurse einen leistungsorientierten Inhalt. Diese Individualisierung stärkt das Engagement Ihrer Mitglieder und spiegelt die Identität Ihres Clubs wider.

Achtung: Vernachlässigen Sie nicht die Erstellung aller Vorlagen. Wird eine davon ausgelassen — zum Beispiel die Vorlage für die E-Mail-Mahnung — kann dies Ihren Inkassoprozess beeinträchtigen und die Kommunikation mit Ihren Mitgliedern belasten. Nehmen Sie sich von Anfang an die Zeit, alle vier Vorlagen vollständig zu konfigurieren.