Gérer les réservations
Créer un code promotionnel et l'utiliser
Un code promotionnel est un crédit en francs que le club met à disposition sous forme de code : un bon cadeau pour une personne, ou une promotion partagée par plusieurs joueurs. Le client saisit le code au moment de payer sa réservation et le montant est déduit de ce qu'il doit.
Avant de commencer : le menu « Gérer les codes promotionnels » n'apparaît que si, dans PARAMÈTRES → Gérer la facturation, le N° compte pour les codes promotionnels est renseigné, et si Utiliser le décompte de caisse et Gestion avancée du prix sont sur Oui (PARAMÈTRES → Gérer les paramètres).
1. Créer le code
Allez dans RÉSERVATION → Gérer les codes promotionnels et remplissez le formulaire :
| Champ | À quoi il sert |
|---|---|
| Nom du code de promotion | Un nom interne pour retrouver le code dans la liste (ex. « Bon cadeau Dupont », « Promo padel octobre »). Le client le voit à côté de la réduction. |
| Code de promotion à utiliser | Le code que le client devra taper. Plugin en propose un au hasard ; vous pouvez le remplacer par un code plus parlant (ex. PADEL10). Il doit être unique dans le club. |
| Montant total du code | Le crédit total du code en CHF, toutes utilisations confondues. Chaque utilisation diminue ce solde ; à zéro, le code est épuisé. |
| Maximum utilisable par réservation | La réduction maximale accordée sur une seule réservation. |
| Date de validité | La période (du … au …) pendant laquelle le code est accepté. En dehors, il est refusé. |
| Afficher le solde aux membres | Si la case est cochée, le client voit ce qu'il reste sur le code quand il l'applique. |
| Envoi e-mail si solde < 10% | Facultatif : une adresse e-mail (celle du club, par exemple) prévenue quand le code est presque épuisé. |
| Information pour le client | Facultatif : un court texte (100 caractères au maximum) lié au code, par exemple les conditions de l'offre. |
| Sport | Les sports sur lesquels le code peut être utilisé. |
Cliquez sur Créer le bon : le code apparaît dans la liste en dessous, avec son montant total et le montant restant.
Le crayon permet de modifier un code (ou d'ajuster sa valeur), la poubelle de le supprimer.
2. Deux exemples de réglage
- Bon cadeau de 100 CHF pour une personne : montant total 100, maximum par réservation 100. Le bénéficiaire peut l'utiliser en une ou plusieurs fois jusqu'à épuisement.
- Promotion « 10 CHF offerts » pour 30 réservations : montant total 300, maximum par réservation 10. Les 30 premières réservations qui utilisent le code reçoivent 10 CHF de réduction.
3. Donner le code au client
Il n'y a rien à envoyer depuis Plugin : il suffit de communiquer le code au client (SMS, e-mail, WhatsApp, affiche, carte cadeau imprimée…).
⚠️ Le code n'est pas lié à une personne : toute personne qui connaît le code peut l'utiliser, jusqu'à épuisement du montant total. Pour un bon cadeau personnel, choisissez un code difficile à deviner (celui proposé au hasard par Plugin convient très bien).
4. Utiliser le code lors d'une réservation
Le client réserve normalement dans la nouvelle interface. Quand la réservation est payante, la partie Paiement s'affiche dans le panneau de réservation :
- dans la liste des moyens de paiement, choisir Code de réduction ;
- taper le code dans le champ qui apparaît (ex. PADEL10) ;
- cliquer sur le bouton +.
Le code s'ajoute aux méthodes de paiement avec son nom et, si l'option est cochée, le solde restant du code. Le montant « Reste à payer » diminue d'autant.
S'il reste un montant à payer, le client le règle avec un autre moyen de paiement (porte-monnaie, paiement en ligne…), puis confirme la réservation. Le solde du code n'est débité qu'à la confirmation.
5. Pourquoi un code est-il refusé ?
- le code est mal saisi ou n'existe pas dans ce club ;
- la date du jour est en dehors de la période de validité ;
- le sport de la réservation n'est pas coché dans le code ;
- le solde du code est épuisé (montant restant à 0).
Le moyen de paiement « Code de réduction » n'apparaît pas du tout ? Vérifiez les réglages indiqués au début de cet article.
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